Politique de confidentialité de Hoplaaa

Dernière mise à jour : 03/09/2026

1. Objet de cette politique

La présente politique explique comment Hoplaaa collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles de ses utilisateurs et des enfants inscrits dans l’application.

Hoplaaa est un service gratuit, actuellement en phase de test, destiné à faciliter l’organisation bénévole de trajets d’enfants au sein de groupes privés composés de parents ou d’adultes responsables qui se connaissent.

Cette politique s’applique au site hoplaaa.be, à l’application Hoplaaa et aux services associés.

2. Responsables du traitement

Les responsables du traitement des données sont :

Michel Bourgeois et Alice Bertrand\ Rue des Déportés 108\ 6890 Ochamps\ Belgique

E-mail de contact : hello@hoplaaa.be

Ils déterminent les finalités et les moyens essentiels du traitement des données effectué dans le cadre de Hoplaaa.

Aucun délégué à la protection des données n’a été désigné à ce stade. Toute question relative à la vie privée peut être envoyée à l’adresse indiquée ci-dessus.

3. Personnes concernées

Hoplaaa peut traiter des données concernant :

• les utilisateurs adultes disposant d’un compte ;
• les parents ou adultes responsables associés à un groupe ;
• les enfants ajoutés par leurs parents ou représentants légaux ;
• les personnes qui contactent Hoplaaa pour obtenir de l’aide ou exercer leurs droits.

Hoplaaa n’est pas destiné à être utilisé directement par des enfants. Seuls les adultes doivent créer un compte et utiliser le service.

4. Données collectées

4.1. Données du compte utilisateur

Lors de la création et de l’utilisation d’un compte, Hoplaaa peut traiter :

• le prénom et le nom ;
• l’adresse e-mail ;
• le numéro de téléphone, lorsqu’il est communiqué ;
• la photo de profil ou l’avatar, lorsqu’il est ajouté ;
• l’identifiant technique du compte ;
• la date de création du compte ;
• les groupes auxquels l’utilisateur appartient ;
• son rôle au sein de ces groupes ;
• les informations nécessaires à l’authentification et à la sécurité du compte.

Les mots de passe sont gérés par le service d’authentification Supabase. Hoplaaa n’a pas accès aux mots de passe en clair.

4.2. Données relatives aux enfants

Pour permettre l’organisation des trajets, un parent ou représentant légal peut enregistrer :

• le prénom de l’enfant ;
• éventuellement son nom ;
• un emoji ou identifiant visuel ;
• le ou les adultes responsables auxquels l’enfant est rattaché ;
• le groupe auquel l’enfant appartient ;
• sa participation aux trajets ;
• une note facultative strictement nécessaire à l’organisation.

Hoplaaa ne demande pas la date de naissance, l’adresse exacte, les données médicales ou la photographie de l’enfant.

Les utilisateurs ne doivent pas introduire de données médicales, d’informations sensibles ou de renseignements superflus dans les champs libres.

4.3. Données relatives aux groupes

Hoplaaa peut traiter :

• le nom et la description du groupe ;
• le nom de l’école, lorsqu’il est indiqué ;
• le code ou lien d’invitation ;
• l’identité des membres du groupe ;
• les rôles attribués aux membres.

4.4. Données relatives aux trajets

Hoplaaa peut traiter :

• la date et l’heure du trajet ;
• l’identité du conducteur ;
• les enfants inscrits ;
• le nombre de places disponibles ou restantes ;
• le lieu de départ ou la destination, lorsqu’ils sont indiqués ;
• les notes ajoutées au trajet ;
• le statut du trajet ;
• les dates de création et de modification.

4.5. Données techniques

Lors de l’utilisation du service, certaines données techniques peuvent être traitées automatiquement :

• l’adresse IP ;
• le type d’appareil et de navigateur ;
• les dates et heures de connexion ;
• les journaux techniques et de sécurité ;
• les erreurs rencontrées ;
• les données strictement nécessaires au fonctionnement de la session.

Ces informations servent principalement à assurer le fonctionnement, la sécurité et le diagnostic du service.

5. Origine des données

Les données sont principalement communiquées :

• directement par l’utilisateur ;
• par un autre membre du même groupe privé ;
• par un parent ou représentant légal lorsqu’il inscrit un enfant ;
• automatiquement par les systèmes techniques nécessaires au fonctionnement de l’application.

Lorsqu’un utilisateur saisit des informations concernant une autre personne ou un enfant, il déclare être autorisé à le faire et s’engage à informer les personnes concernées lorsque cela est nécessaire.

6. Finalités et bases juridiques

Les données sont traitées pour les finalités suivantes.

6.1. Création et gestion du compte

Les données du compte sont utilisées pour inscrire et authentifier l’utilisateur, gérer son profil et lui permettre d’utiliser l’application.

Base juridique : exécution des conditions d’utilisation acceptées par l’utilisateur.

6.2. Création et gestion des groupes privés

Les données sont utilisées pour permettre aux membres de créer, rejoindre et administrer leurs groupes.

Base juridique : exécution des conditions d’utilisation et intérêt légitime à fournir le service demandé.

6.3. Organisation des trajets

Les données sont utilisées pour afficher les trajets, les conducteurs, les horaires, les places disponibles et les enfants concernés.

Base juridique : exécution du service demandé par les utilisateurs et intérêt légitime des membres à organiser les trajets de leur groupe.

6.4. Traitement des données relatives aux enfants

Les informations limitées concernant les enfants sont traitées uniquement afin d’organiser les trajets demandés par leurs parents ou représentants légaux.

Le parent ou représentant légal qui ajoute un enfant confirme disposer de l’autorité ou de l’autorisation nécessaire.

Base juridique : consentement ou autorisation du parent ou représentant légal et intérêt légitime à fournir la fonctionnalité d’organisation demandée, sous réserve des droits et de l’intérêt supérieur de l’enfant.

6.5. Sécurité et prévention des abus

Les données techniques et journaux peuvent être utilisés pour protéger les comptes, détecter les accès non autorisés, corriger les erreurs et prévenir les utilisations abusives.

Base juridique : intérêt légitime à sécuriser Hoplaaa, ses utilisateurs et leurs données.

6.6. Assistance aux utilisateurs

Les coordonnées et messages reçus peuvent être utilisés pour répondre aux questions, demandes d’aide et réclamations.

Base juridique : exécution du service demandé et intérêt légitime à assister les utilisateurs.

6.7. Respect des obligations légales

Certaines données peuvent être traitées ou conservées lorsqu’une loi l’exige ou pour constater, exercer ou défendre un droit en justice.

Base juridique : obligation légale ou intérêt légitime à assurer la défense des droits de l’éditeur.

Hoplaaa n’utilise pas les données des enfants à des fins publicitaires ou de profilage commercial.

7. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les données identifiées comme obligatoires sont nécessaires à la création du compte ou au fonctionnement de la fonctionnalité demandée.

Sans ces informations, Hoplaaa peut ne pas être en mesure de créer le compte, d’ajouter un enfant ou d’organiser un trajet.

Les données telles que le numéro de téléphone, la photo, les notes ou certaines informations relatives au groupe sont facultatives, sauf indication contraire dans l’application.

8. Destinataires des données

8.1. Membres du groupe privé

Les informations nécessaires à l’organisation des trajets sont accessibles aux membres du groupe concerné.

Selon les fonctionnalités utilisées, ceux-ci peuvent notamment voir :

• le prénom et le nom des autres membres ;
• leur numéro de téléphone, s’il est communiqué ;
• les enfants rattachés au groupe ;
• les conducteurs, horaires et participants aux trajets ;
• les informations ajoutées dans les champs prévus à cet effet.

Ces informations ne sont pas destinées à être publiques.

8.2. Prestataires techniques

Les données peuvent être traitées par les prestataires nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

• Supabase, pour la base de données et l’authentification ;
• Vercel, pour l’hébergement et la diffusion de l’application ;
• les éventuels prestataires de messagerie utilisés pour envoyer les e-mails techniques.

Ces prestataires traitent les données dans le cadre de leurs missions et de leurs propres engagements contractuels en matière de protection des données.

8.3. Autorités et obligations légales

Les données peuvent être communiquées à une autorité compétente lorsqu’une obligation légale l’impose ou lorsque cette communication est nécessaire à la défense d’un droit.

Hoplaaa ne vend ni ne loue les données personnelles.

9. Localisation et transferts internationaux

Certains prestataires techniques utilisés par Hoplaaa sont établis ou font appel à des sous-traitants situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque des données sont transférées vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, le transfert doit être encadré par des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, lorsque cela est nécessaire, des mesures complémentaires.

Des informations supplémentaires sur ces garanties peuvent être demandées à hello@hoplaaa.be.

Les lieux de stockage et les sous-traitants peuvent évoluer en fonction de la configuration des services Vercel et Supabase.

10. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités décrites dans cette politique.

En principe :

• les données du compte sont conservées pendant la durée d’utilisation du compte ;
• les données d’un enfant sont conservées tant que l’enfant reste associé à un groupe ou jusqu’à leur suppression par un adulte autorisé ;
• les informations relatives aux groupes sont conservées tant que le groupe existe ;
• les trajets sont conservés pendant la durée nécessaire à l’organisation et au suivi du service ;
• les demandes d’assistance sont conservées pendant le temps nécessaire à leur traitement ;
• les journaux techniques sont conservés pendant une durée limitée nécessaire à la sécurité et au diagnostic ;
• certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale ou la défense d’un droit le justifie.

Lorsqu’un compte, un enfant, un groupe ou un trajet est supprimé, les données correspondantes sont effacées de la base active dans un délai raisonnable. Des copies résiduelles peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes techniques avant leur écrasement automatique.

Les durées exactes appliquées devront être précisées dans le registre interne des traitements et correspondre aux réglages réels des prestataires.

11. Suppression d’un membre ou transfert d’un enfant

Lorsqu’un membre quitte un groupe ou en est supprimé, son accès aux données du groupe doit être retiré.

Lorsqu’un enfant est rattaché à deux adultes responsables, son profil peut être transféré ou maintenu auprès de l’autre adulte autorisé afin d’éviter sa suppression accidentelle.

Un tel transfert ne peut avoir lieu que lorsqu’il existe un lien légitime avec l’enfant et que les autorisations nécessaires ont été obtenues.

12. Sécurité

Hoplaaa met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données, notamment :

• l’authentification des utilisateurs ;
• la restriction des données aux membres des groupes concernés ;
• des règles de contrôle d’accès au niveau de la base de données ;
• l’utilisation de connexions chiffrées ;
• la limitation des données demandées ;
• le recours à des prestataires techniques spécialisés.

Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les personnes concernées, les mesures imposées par le RGPD seront prises, notamment la notification à l’autorité compétente et, lorsque cela est requis, l’information des personnes concernées.

13. Droits des personnes concernées

Dans les conditions prévues par le RGPD, chaque personne concernée peut demander :

• l’accès à ses données ;
• la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• l’effacement de ses données ;
• la limitation de leur traitement ;
• la portabilité des données lorsque ce droit s’applique ;
• l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• le retrait de son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Une demande peut être adressée à :

hello@hoplaaa.be

Hoplaaa peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur et éviter qu’une personne non autorisée obtienne ou supprime des données.

Une réponse sera apportée dans le délai prévu par la réglementation, généralement dans le mois suivant la réception d’une demande complète. Ce délai peut être prolongé lorsque la demande est complexe ou nombreuse, conformément au RGPD.

14. Droits relatifs aux données des enfants

Les droits relatifs aux données d’un enfant peuvent être exercés par son parent ou son représentant légal.

Hoplaaa peut demander une preuve raisonnable de l’autorité ou de l’autorisation de la personne effectuant la demande, particulièrement en cas de désaccord entre adultes ou de demande de transfert du profil d’un enfant.

L’intérêt supérieur de l’enfant et la protection de ses données sont pris en considération lors du traitement de toute demande.

15. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Toute personne estimant que ses données ne sont pas traitées conformément au RGPD peut introduire une réclamation auprès de :

Autorité de protection des données\ Rue de la Presse 35\ 1000 Bruxelles\ Belgique\ Site : www.autoriteprotectiondonnees.be

La personne concernée est invitée, sans y être obligée, à contacter préalablement Hoplaaa à hello@hoplaaa.be afin de rechercher une solution.

16. Cookies et stockage local

Hoplaaa peut utiliser des cookies ou mécanismes de stockage local strictement nécessaires :

• à l’authentification ;
• au maintien de la session ;
• à la sécurité ;
• à la mémorisation des préférences indispensables ;
• au fonctionnement technique du service.

Ces mécanismes nécessaires ne sont pas utilisés à des fins publicitaires.

Si Hoplaaa ajoute ultérieurement des outils de mesure d’audience, de publicité ou d’autres traceurs non essentiels, une information appropriée sera fournie et le consentement préalable des utilisateurs sera demandé lorsque la loi l’exige.

17. Décisions automatisées et profilage

Hoplaaa ne prend aucune décision produisant des effets juridiques sur la base d’un traitement entièrement automatisé.

Hoplaaa n’effectue pas de profilage publicitaire des parents ou des enfants.

18. Liens et services externes

L’application peut contenir des liens vers des sites ou services externes. Hoplaaa n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces services.

Les utilisateurs sont invités à consulter leurs propres politiques de confidentialité avant de leur transmettre des données.

19. Modification de la politique

Cette politique peut être modifiée pour tenir compte :

• de l’évolution de Hoplaaa ;
• de nouvelles fonctionnalités ;
• d’un changement de prestataire ;
• d’une évolution légale ou réglementaire ;
• des enseignements tirés de la phase de test.

La date de mise à jour figurant en haut du document sera adaptée. En cas de changement important, les utilisateurs en seront informés par un moyen approprié et un nouveau consentement sera demandé lorsque cela est juridiquement nécessaire.

20. Contact

Pour toute question, demande ou réclamation concernant les données personnelles :

Michel Bourgeois et Alice Bertrand\ Rue des Déportés 108\ 6890 Ochamps\ Belgique

E-mail : hello@hoplaaa.be